職務内容に関する相談課
ちょっとした通達事項も職務内容指示という形で効果的になる
アクセサリーの輸入販売を手掛けるＵ社では、最近全社員の電話にボイスメール、コンピューターのEメールを導入し業務の効率化の促進を試みた。導入後はそれぞれの部署においてかなりの業務および経費面での効率化が見られた。
ある時期、３名の社員が退社したが円満退社であり特に問題は見当たらなかった。数日後、人事部では各社員のボイスメール、コンピューターのパスワードが管理されていないことが判明した。
したがって、退社した３名のパスワードは誰も分からずコンピューターにアクセスできず、ボイスメールもチェックできなくなり、かなりの顧客に迷惑をかけてしまった。
この苦い経験をもとにＵ社では、すべての会社の情報機器については人事部がパスワードの管理、モニタリングの権利を有する旨の職務内容指示項目を追加、これを全社員に通知した。
その結果、特に制限しないにも拘わらず、これまでは野放しになっていた各社員によるコンピューターの個人使用、私用電話の回数が激減し、社内全体が業務に集中できるようになった。
職務内容指示書は何度も変えるべきではないが、年一回の改定のみに従うといった融通性のないものではない。また、このケースは「責任の所在を明確にする」もしくは「責任追及の所在を明確にする」ことが、アメリカにおいて業務の改善につながりやすいことを如実に示している。
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